Jak długo przechowywać rachunki?

Przechowywanie rachunków to obowiązek, o którego problematyczności przypominamy sobie, gdy na dnie szafki znajdujemy paragon z 1990 roku. Kupionej wtedy rzeczy już najpewniej nie posiadamy, ale czy rachunek naprawdę można tak po prostu wyrzucić? Można, ale po odpowiednim czasie. Jak długo przechowywać rachunki - tego dowiesz się, czytając do końca.

Przechowywanie rachunków to nie obowiązek

Na początek należy się rozprawić z mitem, jakoby przechowywanie rachunków było obowiązkiem narzuconym przez prawo. Taki obowiązek mają przedsiębiorcy, co wynika z przepisów podatkowych. Natomiast konsument nie jest w żaden sposób zmuszony do zbierania rachunków. To jedynie jego wybór.

Zaleca się jednak przechowywanie rachunków w celu zabezpieczenia własnych interesów. Mogą one stanowić dowód w sprawie, np. gdy jakaś firma zażąda uregulowania płatności, która ich zdaniem nie została uiszczona. 

Tylko czy firma może zażądać pieniędzy niezależnie od tego, ile czasu minęło? Otóż nie. Warto więc wiedzieć, jak długo przechowywać rachunki, aby bez sensu nie trzymać stosów paragonów sprzed kilkunastu lat.

Jak długo przechowywać rachunki?

Wierzyciel, czyli osoba uprawniona do odbioru świadczenia (gotówki za zakupiony przedmiot), może dochodzić wykonania swoich praw w wyznaczonym przez prawo okresie. Czas ten określany jest terminem przedawnienia.

Dzięki przedawnieniu konsument (dłużnik) nie musi spełniać świadczenia ani przedstawiać żadnych dowodów, w tym przypadku rachunków, aby potwierdzić swoją rację. Oznacza to, że musisz tak długo przechowywać rachunki, jak długo trwa termin przedawnienia, który w Polsce wynosi 3 lata.

Niestety, istnieją pewne wyjątki, więc nie wystarczy zapamiętać, że wszystkie rachunki należy przechowywać przez 3 lata. Można wymienić całą grupę umów, w których termin przedawnienia jest inny.

Przechowywanie rachunków a specyficzne umowy

Termin przedawnienia inny niż 3 lata dotyczy:

• umów sprzedaży, które zostały dokonane w zakresie działalności przedsiębiorstwa;
• umów o dzieło;
• umów ze szkołą językową.

We wszystkich tych przypadkach termin przedawnienia wynosi równo 2 lata. 

Umowy takie jak kredyty czy pożyczki najlepiej jest przechowywać do momentu ich spłacenia. Natomiast zaświadczenie o spłaceniu zaleca się zachować znacznie dłużej (co najmniej 10 lat).